Hợp đồng điện tử là gì? 3 ưu điểm nổi trội của hợp đồng điện tử

1. Tổng quan

Trước những bất cập trong việc ký kết hợp đồng hiện nay như việc soạn thảo, in ấn, ký kết, giao nhận,… thì việc đẩy mạnh sử dụng hợp đồng điện tử (Electronic Contract hay eContract) là việc cần thiết phải làm. Đây cũng là giải pháp được đánh giá là có tính khả thi cao, tạo thuận lợi, minh bạch hơn cho doanh nghiệp trong trao đổi, ký kết hợp đồng.

Sử dụng hợp đồng điện tử để thay thế cho hợp đồng giấy là phương thức tiên tiến, ngày càng trở nên phổ biến trên thế giới. Đây là biểu hiện rõ ràng của việc áp dụng, sử dụng thành tựu của cách mạng khoa học công nghệ 4.0 vào hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như giao dịch trong nền kinh tế hiện nay.

Hợp đồng điện tử đem lại lợi ích cho các Doanh nghiệp. Mặt khác, đây cũng là xu hướng tất yếu trong thời đại thương mại điện tử. Việc áp dụng Hợp đồng điện tử chính là giúp quản lý các hoạt động thương mại điện tử thuận tiện, chính xác và phù hợp với quốc tế.

Hợp đồng điện tử là gì

2. Hợp đồng điện tử là gì?

Theo quy định tại Điều 33 Luật Giao dịch điện tử 2005, Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Trong đó, phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.

Giao kết hợp đồng điện tử là sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng. Lúc này, thông báo dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như thông báo bằng hợp đồng truyền thống.

3. Đặc điểm của hợp đồng điện tử

Do hợp đồng điện tử được hình thành qua các thông điệp dữ liệu và truyền gửi qua Internet và các mạng viễn thông nên hợp đồng điện tử có những đặc điểm chính sau đây:

Thể hiện bằng Thông điệp dữ liệu điện tử: Đặc điểm nổi bật nhất của hợp đồng là hình thức thể hiện. Trong giao kết hợp đồng điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu.
Có sự tham gia của ít nhất 3 chủ thể trong giao kết hợp đồng: Bên cạnh chủ thể giao kết thông thường là bên bán và bên mua còn có sự xuất hiện của bên thứ ba có liên quan chặt chẽ đến hợp đồng điện tử – đó là các nhà cung cấp các dịch vụ mạng và các cơ quan chứng thực chữ ký điện tử. Bên thứ ba này không tham gia vào quá trình đàm phán, giao kết hay thực hiện hợp đồng điện tử. Họ tham gia với tư cách là các cơ quan hỗ trợ nhằm đảm bảo tính hiệu quả và giá trị pháp lý cho việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử.
Cách thức giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử: Các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng; Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về hợp đồng; Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử đó.

Hạn chế trong phạm vi áp dụng: Theo quy định của Luật Giao dịch điện tử thì các giao dịch điện tử được áp dụng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước; trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại và các lĩnh vực khác do pháp luật quy định. Các quy định của giao dịch điện tử không áp dụng đối với việc: cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác, văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hối phiếu và các giấy tờ có giá khác.
Tính phi biên giới: Trong giao dịch điện tử các bên giao kết hợp đồng thực hiện việc truyền các thông tin, dữ liệu thông qua một hệ thống mạng mang tính toàn cầu (www), vì vậy không có khái niệm biên giới, lãnh thổ hay vùng miền…. Một bên tham gia giao dịch, dù ở đâu, dù ở thời điểm nào cũng có thể giao dịch với đối tác của mình mà không có bất kỳ cản trở nào.
Tính vô hình, phi vật chất: Môi trường điện tử là môi trường “ảo”, do đó các hợp đồng điện tử mang tính vô hình, phi vật chất bởi vì hợp đồng điện tử tồn tại, được lưu trữ, được chứng minh bởi các dữ liệu điện tử không thể sờ thấy hay cầm nắm một cách vật chất được.
Tính hiện đại, chính xác: Hợp đồng điện tử sử dụng các thành tựu hiện đại của công nghệ thông tin như công nghệ điện tử, kỹ thuật số, từ tính, quang học, công nghệ truyền dẫn không dây…dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác.

4. Ưu điểm của hợp đồng điện tử là gì?

a. Thuận tiện cho người sử dụng

Các bạn có thể tiến hành ký kết hợp đồng với nhau dù ở bất cứ nơi nào, mà không cần phải trực tiếp đến nơi đó để gặp mặt trực tiếp và thực hiện ký kết với nhau. Với quy trình thực hiện nhanh chóng và thủ tục minh bạch giúp năng cao hiệu quả kinh doanh.

b. Dễ dàng quản lý, lưu trữ hay tìm kiếm

Đối với hợp đồng thông thường phải ký bằng các loại giấy tờ gây tốn kém và tốn nhiều công sức quản lý. Thì hợp đồng được ký kết bằng điện tử mang lại nhiều sự thuận tiện hơn rất nhiều, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian quản lý, khi cần chỉ việc lấy điện thoại ra và xem lại một cách nhanh chóng.

c. Tiết kiệm thời gian và chi phí

Mọi thao tác từ việc lập, kiểm duyệt, ký kết và gửi nhận đều được thực hiện qua hình thức internet một cách nhanh chóng, không cần phải sử dụng đến các loại giấy tờ để in ấn. Như thế giúp tiết kiệm một khoản chi phí và thời gian thực hiện cũng như quản lý.

5. Phân loại hợp đồng điện tử

a. Hợp đồng thương mại điện tử

Hợp đồng thương mại điện tử là hợp đồng điện tử được giao kết giữa các bên trong đó có ít nhất một bên là thương nhân, chủ thể còn lại là chủ thể có tư cách pháp lý nhằm xác lập hợp đồng dưới dạng thông điệp dữ liệu. Trong hoạt động thương mại, các thông điệp dữ liệu đáp ứng các điều kiện, tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định của pháp luật thì được thừa nhận có giá trị pháp lý tương đương văn bản.

Đặc điểm:

Hợp đồng TMĐT vẫn giữ các đặc điểm pháp lý của một hợp đồng thương mại: một bên chủ thể là thương nhân; mục đích của hợp đồng trong TMĐT là lợi nhuận; đối tượng của hợp đồng là hàng hóa; nội dung hợp đồng thương mại thể hiện quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ hợp đồng, đó là các điều khoản do các bên thỏa thuận.
Hợp đồng TMĐT có các đặc điểm riêng: hợp đồng được thể hiện hoàn toàn dưới dạng thông điệp dữ liệu; trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng, các bên không cần gặp trực tiếp mà thông qua các phương tiện điện tử.

b. Hợp đồng lao động điện tử

Hợp đồng lao động điện tử là những thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử và có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

Mọi tranh chấp phát sinh giữa người sử dụng lao động và người lao động đều được giải quyết theo quy định của các luật liên quan, không phân biệt hình thức hợp đồng mà hai bên đã ký kết.

Đặc điểm:

Chủ thể của hợp đồng lao động điện tử là người lao động và người sử dụng lao động, mục đích của hợp đồng lao động là hoàn thành quá trình lao động, không phải là sự thực hiện kết quả lao động.
Hình thức của hợp đồng lao động điện tử là thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, trong quá trình ký kết hợp đồng người lao động và người sử dụng lao động không cần gặp mặt trực tiếp.

c. Hợp đồng dân sự điện tử

Hợp đồng dân sự thông qua phương tiện điện tử là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử được coi là giao dịch bằng văn bản.

Đặc điểm:

Chủ thể của hợp đồng là cá nhân hoặc pháp nhân, mục đích: lợi ích hợp pháp các bên, nội dung của hợp đồng là quyền và nghĩa vụ mà các bên chủ thể quy định cho nhau.
Hình thức hợp đồng dân sự điện tử là thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử; trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng, các bên không cần gặp trực tiếp mà thông qua các phương tiện điện tử.

d. Sự khác biệt giữa hợp đồng điện tử với hợp đồng truyền thống

Mặc dù cũng là một hình thức thể hiện sự thỏa thuận giữa các bên, vẫn chịu sự điều chỉnh của Bộ luật Dân sự 2015 nhưng Hợp đồng điện tử vẫn có một số điểm khác so với Hợp đồng truyền thống thông thường.

STT	Tiêu chí	Hợp đồng điện tử	Hợp đồng truyền thống
1	Căn cứ pháp lý	Luật Giao dịch điện tử 2005, Bộ luật Dân sự 2005.	Bộ luật Dân sự 2015
2	Phương thức giao dịch	– Giao dịch bằng phương tiện điện tử hay còn được gọi là giao dịch bằng văn bản – Được ký bằng chữ ký điện tử	Thông thường, hợp đồng truyền thống có các phương thức sau: – Bằng văn bản – Bằng lời nói – Bằng hành động – Các hình thức khác do hai bên thỏa thuận
3	Nội dung	Ngoài các nội dung như Hợp đồng truyền thống, các bên giao kết hợp đồng điện tử có thể thoả thuận về: – Yêu cầu kỹ thuật – Chứng thực chữ ký điện tử – Các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật	– Đối tượng của hợp đồng; – Số lượng, chất lượng; – Giá, phương thức thanh toán; – Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng; – Quyền, nghĩa vụ của các bên; -Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng; – Phương thức giải quyết tranh chấp

6. Hành lang pháp lý

Luật mẫu về Thương mại điện tử UNCITRAL năm 1996

Luật Giao dịch điện tử 2005:

▪ Định nghĩa về Hợp đồng điện tử
▪ Thừa nhận tính pháp lý của Hợp đồng điện tử
▪ Nguyên tắc giao kết và thực hiện hiện hợp đồng điện tử

Nghị định 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử

Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số

▪ Giá trị của chữ ký số trên thông điệp dữ liệu là tương đương với chữ ký trên văn bản giấy

▪ Giá trị của chữ ký số của cơ quan/tổ chức trên thông điệp dữ liệu là tương đương với con dấu

Áp dụng ngay với mọi loại hợp đồng/ tài liệu/chứng nhận điện tử

▪ Hợp đồng lao động

▪ Hợp đồng cung cấp dịch vụ

▪ Hợp đồng thuê khoán

▪ Hợp đồng vay vốn

▪ Hợp đồng mua bán

▪ Hợp đồng vận chuyển tài sản, hành khách

▪ Hợp đồng dịch vụ, thương mại

▪ Hợp đồng đại lý▪ Đơn đặt hàng

▪ Bảo lãnh ngân hàng

▪ Hợp đồng bảo hiểm

Hợp đồng điện tử được ký qua hình thức nào?

Hiện nay, theo quy định về chữ ký trên hợp đồng điện tử, khi giao kết hợp đồng điện tử, các bên sẽ sử dụng chữ ký điện tử. Theo quy định tại luật giao dịch điện tử 2005, chữ ký điện tử có các đặc điểm như:

– Được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử như chữ, ký hiệu, hình ảnh, âm thanh…

– Được gắn liền, kết hợp với hợp đồng điện tử một cách logic. Chẳng hạn như dưới dạng file Word hoăc File PDF

– Người dùng có thể nhận dạng người ký thông qua chữ ký điện tử. Chữ ký này phải có khả năng xác nhận được người ký và thông qua chữ ký điện tử, người ký sẽ thể hiện sự chấp thuận đối với các nội dung trên hợp đồng.

Hiện nay, trong công cuộc chuyển đổi số, hợp đồng điện tử đang được sử dụng cực kỳ phổ biến. Và để giao kết hợp đồng điện tử, bạn có thể sử dụng 1 trong 3 loại chữ ký điện tử phổ biến sau:

a. Chữ ký số

Chữ ký số được hiểu là một dạng chữ ký điện tử. Trong đó, chữ ký sẽ được tạo ra bằng sự biến đổi các thông điệp dữ liệu thông qua một hệ thống mật mã không đối xứng. Khi sử dụng chữ ký số, người dùng có thể sử dụng một thiết bị như USB Token để ký. Thiết bị này phải được cung cấp bởi các đơn vị chứng thực chữ ký số công cộng. Mỗi doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân khi đăng ký sẽ có một chữ ký số riêng biệt để nhận biết và giao kết các hợp đồng điện tử.

b. Chữ ký scan

Theo quy định về chữ ký trên hợp đồng, bạn có thể sử dụng chữ ký scan để giao kết hợp đồng điện tử. Hiểu một cách đơn giản, chữ ký Scan là chữ ký được chuyển thành dạng điện tử sau khi ký tay trên hợp đồng giấy. Các bên có thể chuyển thành hợp đồng điện tử thông qua máy quét (scan) và gửi qua thư điện tử.

c. Chữ ký hình ảnh

Chữ ký hình ảnh là chữ ký được người dùng ký tay, sau đó chuyển thành hình ảnh và chèn vào dữ liệu của hợp đồng điện tử. Sau đó, hợp đồng điện tử có thể được gửi qua thư điện tử.

d. Quy định về chữ ký trên hợp đồng điện tử

Chữ ký trên hợp đồng điện tử có thể được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật như:

– Luật Giao dịch điện tử năm 2005.

– Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính Phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử năm 2005.

– Nghị định số 52/2013/NĐ-CP ngày 16/5/2013 của Chính phủ về thương mại điện tử.

– Bộ luật dân sự 2015

Khi ký hợp đồng điện tử, chữ ký điện tử phải đảm bảo giá trị pháp lý. Và theo quy định hiện hành, chữ ký điện tử sẽ có giá trị pháp lý khi thỏa mãn các điều kiện:

– Phương pháp tạo ra chữ ký điện tử phải đảm bảo về việc có thể xác minh người ký. Và thông qua chữ ký đó, phải chứng tỏ được rằng người ký đã chấp thuận với tất cả các điều khoản, nội dung trong hợp đồng.

– Phương pháp tạo ra chữ ký điện tử phải đủ tin cậy và phù hợp với mục đích của hợp đồng, không vi phạm các điều cấm của pháp luật.

Hiện nay, pháp luật chưa có quy định và hướng dẫn chi tiết cho chữ ký điện tử. Do đó, khi tìm hiểu khung pháp lý của chữ ký điện tử, được sử dụng trên hợp đồng điện tử, các doanh nghiệp có thể tham khảo các văn bản pháp luật về chữ ký số.

7. Tổng kết

Trên đây là bài viết về hợp đồng điện tử mà ITS sưu tầm và tổng hợp. Chúc anh/chị tìm được thông tin bổ ích cho mình, anh/chị cần tư vấn và sử dụng hợp đồng điện tử FContract của ITS vui lòng liên hệ Hotline để được tư vấn và giải đáp. Cám ơn anh/chị đã ghé thăm.